PENGERTIAN RAPAT
Dalam kehidupan sehari-hari, banyak kelompok yang
mengadakan pertemuan/rapat baik kelompok formal seperti organisasi atau perusahaan
maupun kelompok tidak formal seperti kelompok arisan, kelompok belajar, dan
sebagainya. Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah
mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan
diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan dalam jamuan kepada
para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat
mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi
perlengkapan-perlengkapan hingga menetukan macam jamuan makan atau menu makanan.
Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang
yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Menurut Bob
Trent, Rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat
bagi semua pihak (perseorangan maupun perusahaan).
Rapat diadakan
apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para
staf atau pegawainya dalam mengambil sebuah keputusan yang berkaitan dengan
hajat hidup perusahaan.
Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan.
Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai berikut :
1.
Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis.
2.
Rapat merupakan
komunikasi kelompok secara resmi.
3.
Rapat merupakan
musyawarah kelompok untuk mufakat.
4.
Rapat merupakan
media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa
rapat adalah suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang
bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan
organisasi/perusahaan.
I.
FUNGSI RAPAT
Fungsi
penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
·
Untuk memecahkan masalah.
·
Untuk menyampaikan informasi.
·
Sebagai forum demokrasi, diharapkan
peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
·
Sebagai alat koordinasi yang baik
anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
·
Sebagai sarana bernegosiasi.
·
Ketentuan hukum.
I.
MACAM-MACAM RAPAT
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada
segi peninjauannya. Menurut tujuannya,
rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:
a.
Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada
para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang
pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu
masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran
peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat
yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi.
c.
Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu
perselisihan.
Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:
(a)
Rapat resmi (formal
meeting)
Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan
pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
(b)
Rapat tidak resmi (informal
meeting)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa
dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.
(c)
Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua
anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak
rahasia.
(d)
Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat
tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih
bersifat rahasia.
Menurut
jangka waktunya, rapat dibedakan
menjadi sebagi berikut :
1.
Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali
dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2.
Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali
dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3.
Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam
bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang
lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
4.
Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
1.
Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
2.
Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya
rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan
bersama.
A.
Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam
rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin,
atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi
kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat
memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.
B.
Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau
pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk
mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi
untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab
dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua
macam antara lain:
A.
Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama
dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam
rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam
pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.
B.
Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan
tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk
memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini
diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.
II.
SYARAT-SYARAT
RAPAT
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika
pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1)
Suasana terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap
untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau
berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka
akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para
peserta rapat.
(2)
Tidak ada monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta
rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat
jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak
berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama
dalam mengeluarkan pendapat.
(3)
Partisipasi aktif dari peserta rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam
memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya
menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus
dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif
saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
(4)
Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
Pimpinan
rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau
berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat
memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan
rapat.
5)
Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa,
namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi
yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan
akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena
itu hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan
alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6)
Pertanyaan singkat dan jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya
cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta
rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan
menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu
sangat berharga sekali.
(7)
Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah
ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan
pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
III.
PERENCANAAN DAN
PERSIAPAN RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip
dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu
sebagai berikut :
v
Why? Mengapa rapat perlu
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v What? Apa masalah yang akan
dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v Who? Siapa saja yang akan diundang
dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
Where? Di mana rapat akan
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
v When? Kapan rapat akan
diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan
diselenggarakan.
v How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan
? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara
berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang
dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat
berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris
harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal
ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam
persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A.
Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok
permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara
rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda
rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan
atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B.
Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja
peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta
rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat,
apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.
Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1.
Menggunakan
kop surat atau kepala surat.
2.
Mencantumkan nomor surat undangan
serta tanggal pembuatan.
3.
Mencantumkan perihal undangan rapat.
4.
Mencantumkan nama-nama orang yang
diundang rapat.
5.
Mencantumkan hari, tanggal, waktu
dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6.
Ditandatangani oleh pejabat yang
bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama
dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus
juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D.
Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir
biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk
mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah
sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai
bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E.
Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan
rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a.
Agenda rapat.
b.
Notula/hasil rapat yang lalu
(apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c.
Bahan-bahan
yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus
telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila
bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F.
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat
anatara lain sebagai berikut :
1.
While board
lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.
Flip chart lengkap
dengan spidolnya.
3.
LCD Projector atau
OHP (Over Head Projector) lengkap
dengan layarnya.
4.
Sound system lengkap
dengan mikroponnya.
5.
Map atau tas yang dipergunakan untuk
menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block note denagn
bolpointnya.
7.
Name tag untuk
peserta.
8.
Laptop atau
computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat,
sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar
dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G.
Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris
harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.
Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah
tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi
kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris
harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal
yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut :
1.
Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2.
Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan
yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para
peserta rapat berkurang.
3.
Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat
dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang
rapat, yaitu sebagai berikut :
a.
Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk
jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
klasikal/kelas :
b.
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar
semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya konferensi :
c.
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat
duduk gaya huruf U:
d.
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop
.
H.
Akomodasi/penginapan
I.
Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya
transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus
menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J.
Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan
berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman
dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat
dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan pada waktu istirahat
dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi. Pada
awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat
mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K.
Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu
hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para
peserta rapat.
L.
Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus
memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap
untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1.
Apakah kursi telah cukup sesuai
dengan jumlah peserta rapat?
2.
18
|
Apakah
letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3.
Apakah semua alat perlengkapan rapat
telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4.
Apakah bahan-bahan atau materi rapat
yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5.
Apakah daftar hadir, agenda rapat
dan susunan acara telah disiapkan?
6.
Apakah konsumsi rapat telah
dipesan/disiapkan?
0 komentar:
Posting Komentar